Il segreto del successo parte dal Backlog

Il punto di partenza di ogni progetto sia che lo affrontiamo con approccio predditivo sia che adottiamo un approccio adattativo consiste nel preparare e tenere sempre ben organizzato il backlog.

Un metodo per trattare al meglio il nostro backlog è detto anche SPMF ovvero Simple Portfolio Management Framework. Questo metodo consiste nel sottomettere le richieste ad un processo di valutazione che permette di portare alla fase realizzata solo le iniziative che abbiano valore per il nostro progetto ed inoltre prevede una fase di retrospettiva sugli artefatti prodotti in modo da affinare le fasi di valutazione. Vediamo però nel dettaglio tutti gli step di questo “imbuto”:

1. IDEA: questo è il contenitore di tutte le iniziative che vengono raccolte e in questa fase non viene svolto nessuna valutazione qui in sostanza vengono raccolte tutte le idee afferenti al nostro provetto.
2. VALUTAZIONE: passando per lo step di Categorizzazione le idee che non hanno valore per il nostro progetto vengono scartate
3. VALIDAZIONE: passando per lo step della Selezione le nostre idee entrano nella fase di validazione e cioè vengono raccolte ulteriori informazioni per declinare in dettagli l’idea iniziale. In questa fase è possibile frammentare le idee e scartare quelle che una volta dettagliate si manifestano come a basso valore per il nostro progetto.
4. CONSEGNA: si entra nell’ultima fase dell’imbuto è cioè la consegna che passa attraverso l’Esecuzione e cioè le nostre idee prendono vita e diventano a tutti gli effetti degli artefatti. In questa fase i tempi di realizzazione dipendono dal metodo di esecuzione che abbiamo deciso di adottare e quindi potranno essere pianificate nello sprint oppure messe a piano del nostro portfolio qualora fossimo in modello predittivo. La consegna si conclude con lo step di Chiusura che è uno step celebrativo e di rappresentazione di quanto prodotto, l’artefatto viene presentato e consegnato al committente che avrà il compito di approvare quanto prodotto. Importante sottolineare che quando questa fase non va bene o le priorità del portfolio sono cambiate, il comitato può decidere di interrompere la realizzazione del prodotto.
5. MONITORAGGIO: questa fase viene spesso tralasciata ma risulta molto importante per permettere di affinare le fasi fin qui percorse. Valutando mediante lo step di retrospettiva eventuali scostamenti tra i benefici attesi e quelli riscontrati è possibile affinare tutte le fasi precedenti di valutazione, validazione e consegna.
6. REALIZZATO: ultima fase consiste nella chiusura definitiva dell’idea che passa quindi al consolidamento ed alla messa in esercizio.

Portfolio & Program

Importante poi una breve spiegazione della differenza tra portfolio e programma: il portfolio contiene tutte le iniziative chiamate anche Epic. Un’Epic come lo definisce la parola stessa è un lungo poema narrativo che narra in stile elevato le gesta di un eroe leggendario, nel nostro caso narra gli obiettivi di un prodotto (il prodotto è il nostro eroe leggendario) e ha inoltre una dimensione in termini di effort superiore a quello erogabile in uno sprint. Un portfolio si compone di Epic e ogni Epic si compone di Funzionalità che sono contenute nel Programma.

Le Funzionalità a loro volta sono spezzettate in Storie ed ogni storia deve avere le dimensioni tali da poter essere sviluppata in uno sprint. Le storie sviluppare sono Ready e quindi sono artefatti tangibili e messi in esercizio.